美亚柏科:外部信息报送和使用管理制度（2021年12月）

厦门市美亚柏科信息股份有限公司
外部信息报送和使用管理制度
（修订）
二○二一年十二月第一章总则第一条为加强厦门市美亚柏科信息股份有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）定期报告及重大事项编制、审议和披露期间，公司外部信息报送和使用管理，依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则（2020年12月修订）》、《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引（2020年修订）》等法律法规和《厦门市美亚柏科信息股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）、《内幕信息知情人登记制度》、
《信息披露管理制度》的有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度所指的信息是指对公司股票、债券及其衍生品种交易价格可
能产生影响的信息，包括但不限于定期报告、临时报告、财务数据、统计数据及正在筹划或需要报批的重大事项等所涉及的信息。
第三条公司董事会是信息对外报送的最高管理机构，公司董事会秘书负责
信息对外报送的组织实施和日常审核管理工作，公司董事会办公室负责协助董事会秘书做好对外报送信息的日常管理工作。未经董事会或董事会秘书批准同意，公司任何部门和个人不得向外界泄露、报道、传送有关公司内幕信息及信息披露的内容。对外报道、传送的文件、音像及光盘等涉及内幕信息及信息披露内容的资料，须经所在中心分管副总或分公司、控股子公司、公司能够对其实施重大影响的参股公司的负责人审批后报董事会秘书批准同意（并视重要程度呈报董事会审核），方可对外报道、传送。
第四条本制度的适用范围包括本公司及下设的分公司、子公司（包括公司直接或间接控股50%以上的子公司和其他纳入公司合并会计报表的子公司），公司的董事、监事、高级管理人员及其他相关人员，公司对外报送信息涉及的外部单位和个人。
第二章对外信息报送及使用管理
第五条公司的董事、监事和高级管理人员应当遵守信息披露内控制度的要求，对公司定期报告、临时报告及重大事项履行必要的传递、审核和披露流程。
第六条公司的董事、监事和高级管理人员及其他相关内幕信息知情人员在
定期报告、临时报告编制、公司重大事项筹划期间，负有保密义务。定期报告、
1临时报告公布前，不得以任何形式、通过任何途径向外界或特定人员泄漏定期报
告、临时报告的内容，包括但不限于业绩座谈会、分析师会议、接受投资者调研座谈等方式。
第七条对于无法律法规依据的外部单位年度统计报表等报送要求，公司应拒绝报送。
第八条公司在内幕信息公开披露前按照相关法律法规政策要求需经常性向
相关行政管理部门报送信息的，在报送部门、内容等未发生重大变化的情况下，可将其视为同一内幕信息事项，在同一张表格中登记行政管理部门的名称，并持续登记报送信息的时间。
除上述情况外，内幕信息流转涉及到行政管理部门时，公司相关部门应按照一事一记的方式在知情人档案中登记行政管理部门的名称、接触内幕信息的原因以及知悉内幕信息的时间。
第九条公司应当将对外报送的未公开重大信息作为内幕信息，将报送的外
部单位相关人员作为内幕信息知情人登记在案备查，具体流程如下：
（一）公司经办部门、分公司、控股子公司依据法律法规的要求对外报送信息前，应由经办人员填报对外信息报送审批单（格式见附件1），经所在部门分管领导或分公司、控股子公司的负责人审批后报董事会办公室审核。
（二）公司董事会办公室负责审核对外报送的信息，必要时可由相关部门会
签同意后，提交公司董事会秘书审核；董事会秘书批准后方可对外报送，必要时须经董事长批准。
（三）公司对外报送未公开信息时，公司应当向接收方提供内幕信息保密提示函（格式见附件2），并要求接收方签署保密承诺函（格式见附件3），保密承诺函中应当列明接收、使用本公司报送信息的人员情况。
（四）具体经办人员根据《内幕信息知情人登记管理制度》将报送的外部单位相关人员作为内幕信息知情人进行登记。
公司应将报送的未公开信息作为内幕信息，并书面提示报送的外部单位及相关人员认真履行《证券法》、《上市公司信息披露管理办法》等有关法律法规赋予的保密义务和禁止内幕交易的义务。
1、对于法律法规及政策要求需定期报送例行信息的外部行政主管单位，在
2报送部门、内容等未发生重大变化的情况下，可将其视为同一内幕信息事项，要
求其出具一次性保密承诺函，在同一张表格中登记此外部部门的名称，并持续登记报送信息的时间；
2、对于其他报送事项的，采取一事一函的方式。
第十条公司依据法律法规向外部单位报送年报相关信息的，提供时间不得
早于公司业绩预告的披露时间，业绩预告的披露内容不得少于向外部单位提供的信息内容。
第十一条对外信息报送涉及的相关登记备案文件，由公司董事会办公室负责保管，登记备案材料保存至少十年以上。
第三章责任追究及处罚
第十二条外部单位或个人不得泄漏依据法律法规报送的本公司未公开重大信息，不得利用所获取的未公开重大信息买卖本公司证券或建议他人买卖本公司证券或者以其他方式利用内幕信息为本人、亲属或他人谋利。
第十三条外部单位或个人及其工作人员因管理不当致使前述重大信息被泄露，应立即通知公司，公司应在第一时间向深圳证券交易所报告并公告。
第十四条外部单位或个人在相关文件中不得使用公司报送的未公开重大信息，除非与公司同时披露该信息。
第十五条外部单位或个人本人应该严守上述条款，如违反本制度及相关规
定使用本公司报送信息，致使公司遭受经济损失的，本公司将依法要求其承担赔偿责任；如利用所获取的未公开重大信息买卖公司证券或建议他人买卖公司证券的，本公司将依法收回其所得收益；如涉嫌违法犯罪的，应当将案件移送司法机关处理。
第四章附则
第十六条本制度未尽事宜，适用有关法律、法规、《公司章程》和《信息披露管理制度》、《内幕信息知情人登记制度》有关规定执行；如与有关法律、法
规、《公司章程》相抵触时，按有关法律、法规、《公司章程》相关规定执行。
第十七条本制度由公司董事会负责解释和修订。原2011年06月制定的《外3部信息报送和使用管理制度（2011年6月》同时作废。第十八条本制度自公司董事会审议通过后生效实施，修改时亦同。
厦门市美亚柏科信息股份有限公司
二○二一年十二月
附件：
1、《对外信息报送审批表》
2、《内幕信息保密提示函》
3、《保密承诺书》
4、《内幕信息知情人登记表》
4附件1：
厦门市美亚柏科信息股份有限公司对外信息报送审批表
申请人部门/公司经办人申请时间报送时间
报送文件类型□纸质文件□电子文件报送原因报送方式文件接收单位
文件接收人接收人联系方式：
报送文件名称及内容摘要
中心负责人：
部门审核
分管领导：
董事会办公室审核董事会秘书审核董事长审核（如需）
5附件2：
厦门市美亚柏科信息股份有限公司内幕信息保密提示函
单位名称：
法律法规及相关监管规则将上市公司未公开披露的信息界定为内幕信息，上市公司应当对内幕信息的报送与使用进行严格的管理。
本公司此次报送的相关材料属于未公开披露的内幕信息，现根据相关监管要求，本公司特此向贵单位重点提示如下:1、贵单位/阁下应当严格控制本公司报送的材料的使用范围和知情人范围，
并督促相关信息知情人遵守保密义务和禁止内幕交易的义务。
2、贵单位/阁下以及接收和使用本公司报送的材料的所有相关人员为内幕信
息知情人，负有信息保密义务。在本公司依法定程序公告相关信息前，所有内幕信息知情人不得泄露相关材料涉及的信息，也不得利用所知悉的本公司未公开信息买卖本公司证券及其衍生品种或建议他人买卖本公司证券及其衍生品种。
3、贵单位/阁下及知悉本公司相关未公开信息的人员，在对外提交的或公开
披露的文件中不得使用本公司的未公开信息，除非本公司同时公开披露或已经公开披露该信息。
4、贵单位及知悉本公司相关未公开信息的人员，如因管理不当致使本公司
未公开信息被泄露的，应当立即通知本公司。
5、贵单位/阁下及知悉本公司相关未公开信息的人员，如违规使用本公司报
送的未公开信息，致使本公司遭受损失的，本公司将依法要求其承担赔偿责任；
如利用其所知悉的本公司未公开信息买卖本公司证券及其衍生品种或建议他人
买卖本公司证券及其衍生品种的，本公司将向证券监管部门报告并追究其法律责任，涉嫌构成犯罪的，本公司将移交司法机关处理。
6、按照证券监管部门的要求，本公司需将贵单位/阁下以及知悉本公司相关
信息的人员登记备案，以备发生信息泄露时调查之用。
请贵单位/阁下给予积极配合和协助为盼！特此函告。
厦门市美亚柏科信息股份有限公司年月日
6附件3：
保密承诺书
厦门市美亚柏科信息股份有限公司：
今收到贵公司的《保密提示函》，本公司/单位在此承诺对贵公司本次报送的以下文件信息予以保密:
1.
2.
….本公司/单位接收或使用贵公司报送的上述文件的人员及其信息如下:
序号姓名身份证号码职务/岗位
本公司/单位（或本人）郑重承诺如下:
1.本公司/单位（或本人）保证严格控制贵公司报送的材料使用范围和知情人范围。
2.本公司/单位（或本人）以及接收、使用贵公司报送的材料的相关人员将严格遵守保密义务，在贵公司依法定程序公告相关信息前，本公司/单位（或本人）以及接收、使用贵公司报送的材料的相关人员不透露相关未公开信息，也不利用所知悉的未公开信息买卖贵公司证券或建议他人买卖贵公司证券。
3.本公司/单位（或本人）及知悉贵公司相关未公开信息的人员在对外提交
或公开披露的文件中不使用贵公司报送的未公开信息，除非贵公司同时公开披露或己经公开披露该信息。
4.本公司/单位（或本人）及知悉贵公司相关未公开信息的人员，如因管理
不当致使贵公司的未公开信息被泄露的，本公司/单位（或本人）将立即通知贵公司。
5.本公司/单位（或本人）及知悉贵公司相关未公开信息的人员，如利用所
知悉贵公司相关未公开信息资源，发生违法违规行为的，依法承担法律责任。如
7给贵公司造成经济损失的，本公司/单位承担赔偿责任。
特此承诺！
承诺人（公章、签名）：
年月日
8附件4：
厦门市美亚柏科信息股份有限公司内幕信息知情人登记表
本人郑重声明：以下所提供的资料是真实、准确和完整的，保证不存在任何虚假记载、误导性陈述或遗漏，同时保证严格遵守有关法律法规对内幕信息知情人的相关规定。本人完全明白作出虚假声明可能导致的法律后果，并愿意承担由此引起的一切法律责任。
内幕信息事项（注1）：报备时间：年月日内幕信息知内幕信息知情人企内幕信息知情人知悉内幕序情人名称（自知悉内幕知悉内幕内幕信息所处登记人业代码（自然人填与上市公司的关信息方式内幕信息内容（注4）登记时间
号然人填写姓信息时间信息地点阶段（注5）（注6）写身份证号）系（注2）（注3）
名）
1内幕信息知
内幕信息知情人企内幕信息知情人知悉内幕序情人名称（自知悉内幕知悉内幕内幕信息所处登记人业代码（自然人填与上市公司的关信息方式内幕信息内容（注4）登记时间
号然人填写姓信息时间信息地点阶段（注5）（注6）写身份证号）系（注2）（注3）
名）
注1：内幕信息事项应采取一事一记的方式，即每份内幕信息知情人档案仅涉及一个内幕信息事项，不同内幕信息事项涉及的知情人档案应分别记录。
注2：内幕信息知情人是单位的，要填写是上市公司的股东、实际控制人、关联人，收购人、交易对手方等；是自然人的，要填写所属单位部门、职务等。
注3：填报获取内幕信息的方式，包括但不限于会谈、电话、传真、书面报告、电子邮件等。
注4：填报各内幕信息知情人所获知的内幕信息的内容，可根据需要添加附页进行详细说明。
注5：填报内幕信息所处阶段，包括商议筹划，论证咨询，合同订立，公司内部的报告、传递、编制、决议等。
注6：如为上市公司登记，填写上市公司登记人名字；如为上市公司汇总，保留所汇总表格中原登记人的姓名。
厦门市美亚柏科信息股份有限公司关于 XXXX 事项内幕知情人档案的承诺：
本公司保证《XXXX 事项内幕知情人档案》中所填报的内幕信息知情人信息内容的真实、准确、完整，并向全部内幕信息知情人通报了有关法律法规对内幕信息知情人的相关规定根据。
2董事会秘书签名：
法定代表人签名：
厦门市美亚柏科信息股份有限公司年月日
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