飞凯材料:董事会议事规则（2023年10月修订）

上海飞凯材料科技股份有限公司
董事会议事规则
第一条宗旨
为了进一步规范上海飞凯材料科技股份有限公司(以下简称“公司”)董事会的议事方式和决策程序促使董事和董事会有效地履行其职责提高董事会规范
运作和科学决策水平根据《中华人民共和国公司法》和《上海飞凯材料科技股份有限公司章程》(以下简称“《公司章程》”)等有关规定制订本规则。
第二条董事会办公室董事会下设董事会办公室处理董事会日常事务。
董事会秘书兼任董事会办公室负责人保管董事会和董事会办公室印章。
第三条定期会议董事会会议分为定期会议和临时会议。
董事会每年至少召开两次会议由董事长召集于会议召开10日以前书面通知全体与会人员。经公司各董事一致书面同意可豁免上述条款规定的通知时限。
第四条定期会议的提案在发出召开董事会定期会议的通知前董事会办公室应当充分征求各董事的意见初步形成会议提案后交董事长拟定。
董事长在拟定提案前应当视需要征求总经理和其他高级管理人员的意见。
1第五条临时会议
有下列情形之一的董事会应当召开临时会议:
(一)代表十分之一以上表决权的股东提议时;
(二)三分之一以上董事联名提议时;
(三)监事会提议时;
(四)总经理提议时;
(五)董事长提议时。
第六条临时会议的提议程序按照前条规定提议召开董事会临时会议的应当通过董事会办公室或者直接向
董事长提交经提议人签字(盖章)的书面提议。书面提议中应当载明下列事项:
(一)提议人的姓名或者名称;
(二)提议理由或者提议所基于的客观事由;
(三)提议会议召开的时间或者时限、地点和方式;
(四)明确和具体的提案;
(五)提议人的联系方式和提议日期等。
提案内容应当属于《公司章程》规定的董事会职权范围内的事项与提案有关的材料应当一并提交。
董事会办公室在收到上述书面提议和有关材料后应当于当日转交董事长。董事长认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的可以要求提议人修改或者补充。
第七条会议的召集和主持
董事会会议由董事长召集和主持;董事长不能履行职务或者不履行职务的由
副董事长主持;副董事长不能履行职务或不履行职务时由半数以上董事共同
2推举一名董事召集和主持。
第八条会议通知召开董事会定期会议和临时会议董事会办公室应当分别提前十日和五日将盖
有董事会办公室印章的书面会议通知通过直接送达、传真、电子邮件或者其
他方式提交全体董事和监事以及总经理、董事会秘书。非直接送达的还应当通过电话进行确认并做相应记录。
经公司各董事同意可豁免上述条款规定的通知时限。
情况紧急需要尽快召开董事会临时会议的可以随时通过电话或者其他口头方式发出会议通知但召集人应当在会议上作出说明。
第九条会议通知的内容
书面会议通知应当至少包括以下内容:
(一)会议的时间、期限、地点;
(二)会议的召开方式;
(三)拟审议的事项(会议提案);
(四)会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议;
(五)董事表决所必需的会议材料;
(六)董事应当亲自出席或者委托其他董事代为出席会议的要求;
(七)联系人和联系方式;
(八)发出通知的日期。
口头会议通知至少应包括上述第(一)、(二)项内容以及情况紧急需要尽快召开董事会临时会议的说明。
会议通知应当提供足够的资料。两名及以上独立董事认为资料不完整或者论证
3不充分的可以联名书面向董事会提出延期召开会议或者延期审议该事项董
事会应当予以采纳公司应当及时披露相关情况。
第十条会议通知的变更
董事会定期会议的书面会议通知发出后如果需要变更会议的时间、地点等事
项或者增加、变更、取消会议提案的应当在原定会议召开日之前三日发出书面变更通知说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足三日的会议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按期召开。
董事会临时会议的会议通知发出后如果需要变更会议的时间、地点等事项或
者增加、变更、取消会议提案的应当事先取得全体与会董事的认可并做好相应记录。
第十一条会议的召开董事会会议应有过半数的董事出席方可举行。
监事可以列席董事会会议;总经理和董事会秘书未兼任董事的应当列席董事会会议。会议主持人认为有必要的可以通知其他有关人员列席董事会会议。
第十二条亲自出席和委托出席董事原则上应当亲自出席董事会会议。因故不能出席会议的应当事先审阅会议材料形成明确的意见书面委托其他董事代为出席。
委托书应当载明:
(一)委托人和受托人的姓名;
(二)委托人对每项提案的简要意见;
(三)委托人的授权范围、有效期限和对提案表决意向的指示;
(四)委托人的签字或盖章、日期等。
4委托其他董事对定期报告代为签署书面确认意见的应当在委托书中进行专门授权。
受托董事应当向会议主持人提交书面委托书在会议签到簿上说明受托出席的情况。
董事未出席董事会会议亦未委托代表出席的或作出书面说明的视为放弃在该次会议上的投票权。
第十三条关于委托出席的限制
委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则:
(一)在审议关联交易事项时非关联董事不得委托关联董事代为出席;关联
董事也不得接受非关联董事的委托;
(二)独立董事不得委托非独立董事代为出席非独立董事也不得接受独立董
事的委托;
(三)董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全权委托其他董事代为出席有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的
委托;
(四)一名董事不得接受超过两名董事的委托董事也不得委托已经接受两名其他董事委托的董事代为出席。
第十四条会议召开方式董事会会议以现场召开为原则。必要时在保障董事充分表达意见的前提下经召集人(主持人)、提议人同意也可以通过视频、电话、传真或者电子邮件表决等方式召开。董事会会议也可以采取现场与其他方式同时进行的方式召开。
非以现场方式召开的以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意见的董事、规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票或者董事事后提交的曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。
5第十五条会议审议程序
会议主持人应当提请出席董事会会议的董事对各项提案发表明确的意见。
对于根据规定需要独立董事事前认可的提案会议主持人应当在讨论有关提案前指定一名独立董事宣读独立董事达成的书面认可意见。
董事阻碍会议正常进行或者影响其他董事发言的会议主持人应当及时制止。
除征得全体与会董事的一致同意外董事会会议不得就未包括在会议通知中的提案进行表决。董事接受其他董事委托代为出席董事会会议的不得代表其他董事对未包括在会议通知中的提案进行表决。
第十六条发表意见
董事应当认真阅读有关会议材料在充分了解情况的基础上独立、审慎地发表意见。
董事可以在会前向董事会办公室、会议召集人、总经理和其他高级管理人员、会计师事务所和律师事务所等有关人员和机构了解决策所需要的信息也可以在会议进行中向主持人建议请上述人员和机构代表与会解释有关情况。
第十七条会议表决每项提案经过充分讨论后主持人应当适时提请与会董事进行表决。
会议表决实行一人一票董事会决议表决采取举手表决或记名投票方式。
董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从上述意向中选择其一未做选择或者同时选择两个以上意向的会议主持人应当要求有关董事重新选
择拒不选择的视为弃权;中途离开会场不回而未做选择的视为弃权。
6第十八条表决结果的统计
与会董事表决完成后董事会办公室有关工作人员应当及时收集董事的表决票交董事会秘书在一名监事或者独立董事的监督下进行统计。若采用举手表决方式的董事会秘书应当场作出统计。
现场召开会议的会议主持人应当当场宣布统计结果;其他情况下会议主持人应当要求董事会秘书在规定的表决时限结束后下一工作日之前通知董事表决结果。
董事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的其表决情况不予统计。
第十九条决议的形成除本规则第二十条规定的情形外董事会审议通过会议提案并形成相关决议
必须有超过公司全体董事人数之半数的董事对该提案投赞成票。法律、行政法规和《公司章程》规定董事会形成决议应当取得更多董事同意的从其规定。
不同决议在内容和含义上出现矛盾的以形成时间在后的决议为准。
第二十条回避表决
出现下述情形的董事应当对有关提案回避表决:
(一)董事本人认为应当回避的情形;
(二)法律法规以及规范性文件、《公司章程》规定的因董事与会议提案所涉及的企业有关联关系而须回避的其他情形。
在董事回避表决的情况下有关董事会会议由过半数的无关联关系董事出席即可举行形成决议须经无关联关系董事过半数通过。出席会议的无关联关系董事人数不足三人的不得对有关提案进行表决而应当将该事项提交股东大会
7审议。
第二十一条不得越权
董事会应当严格按照股东大会和《公司章程》的授权行事不得越权形成决议。
第二十二条关于利润分配的特别规定董事会会议需要就公司利润分配事宜作出决议的可以先将拟提交董事会审议
的分配预案通知注册会计师并要求其据此出具审计报告草案(除涉及分配之
外的其他财务数据均已确定)。董事会作出分配的决议后应当要求注册会计师出具正式的审计报告董事会再根据注册会计师出具的正式审计报告对定期报告的其他相关事项作出决议。
第二十三条提案未获通过的处理提案未获通过的在有关条件和因素未发生重大变化的情况下董事会会议在一个月内不应当再审议内容相同的提案。
第二十四条暂缓表决
二分之一以上的与会董事或两名以上独立董事认为提案不明确、不具体或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时会议主持人应当要求会议对该议题进行暂缓表决。
提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。
第二十五条会议录音
现场召开和以视频、电话等方式召开的董事会会议可以视需要经与会董事同意后进行全程录音并在会议结束后经与会董事确认。
第二十六条会议记录
8董事会秘书应当安排董事会办公室工作人员对董事会会议做好记录。会议记录
应当包括以下内容:
(一)会议届次和召开的时间、地点、方式;
(二)会议通知的发出情况;
(三)会议召集人和主持人;
(四)董事亲自出席和受托出席的情况;
(五)会议审议的提案、每位董事对有关事项的发言要点和主要意见、对提案
的表决意向;
(六)每项提案的表决方式和表决结果（说明具体的同意、反对、弃权票数）;
(七)与会董事认为应当记载的其他事项。
出席会议的董事、董事会秘书和记录人应当在会议记录上签名。
第二十七条会议纪要和决议记录除会议记录外董事会秘书还可以视需要安排董事会办公室工作人员对会议召开情况作成简明扼要的会议纪要根据统计的表决结果就会议所形成的决议制作单独的决议记录。
第二十八条董事签字与会董事应当代表其本人和委托其代为出席会议的董事对会议记录和决议记录进行签字确认。董事对会议记录或者决议记录有不同意见的可以在签字时作出书面说明。
董事既不按前款规定进行签字确认又不对其不同意见作出书面说明的视为
完全同意会议记录、和决议记录的内容。
第二十九条责任的承担董事应当对董事会的决议承担责任。董事会的决议违反法律法规或者《公司章
9程》、股东大会决议致使公司遭受严重损失的参与决议的董事对公司负赔偿责任。但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的该董事可以免除责任。
第三十条决议的执行董事长应当督促有关人员落实董事会决议检查决议的实施情况并在以后的董事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。
第三十一条会议档案的保存
董事会会议档案包括会议通知和会议材料、会议签到簿、董事代为出席的授
权委托书、会议录音资料、表决票、经与会董事签字确认的会议记录、会议纪
要、决议记录等由董事会秘书负责保存。
董事会会议档案的保存期限为十年以上。
第三十二条附则
在本规则中“以上”包括本数。
本规则由董事会制订获得公司股东大会通过后实施。
本规则由董事会解释。
上海飞凯材料科技股份有限公司
2023年10月24日
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