上海新阳:董事会议事规则（2024年修订）

上海新阳半导体材料股份有限公司董事会议事规则
上海新阳半导体材料股份有限公司
董事会议事规则
（尚需2023年年度股东大会通过）
第一章总则
第一条为完善法人治理结构，确保董事会合法、科学、规范、高效地行使决策权，根据《中华人民共和国公司法》及本公司章程，特制订本议事规则。
第二条公司董事会是公司经营决策机构，对股东大会负责，行使法律、法
规、规章、公司章程和股东大会赋予的职权。
第三条董事会成员共同行使董事会职权。董事会享有并承担法律、法规、规章、公司章程规定的权利和义务，独立履行对公司、股东、社会公众、监管部门的承诺。
第四条董事会设董事长一人、副董事长一人。董事长、副董事长由董事会
以全体董事的过半数选举产生。董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长履行职务；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事履行职务。
第五条董事会秘书协助董事长处理董事会日常工作，履行公司章程和证券
交易所上市规则等法规、规章所规定的职责。董事会办公室为董事会常设办事机构，在董事会秘书的领导下开展工作。
第二章董事会会议的召开和议案
第六条董事会会议分为定期会议和临时会议，由董事长召集，定期会议每
年度至少召开二次，每次会议由董事会办公室于会议召开十日以前书面通知、电话、电子邮件等形式通知全体董事和列席的监事、总经理。临时会议根据需要在开会三天前通知召开。通知包括会议时间、地点、期限、事由、议题及发出通知的日期等。
董事会会议应有过半数的董事出席方可举行。董事会作出决议，必须经全体董事的过半数通过。董事会决议的表决，实行一人一票。
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第七条代表十分之一以上表决权的股东、三分之一以上董事、二分之一以
上独立董事或者监事会，可以提议召开董事会临时会议。
按照前款规定提议召开董事会临时会议的，应当直接向董事长提交经提议人签字（盖章）的书面提议。书面提议中应当载明下列事项：
（一）提议人的姓名或者名称；
（二）提议理由或者提议所基于的客观事由；
（三）提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；
（四）明确和具体的提案；
（五）提议人的联系方式和提议日期等。
董事长应当自接到提议后十个工作日内，召集和主持董事会临时会议。
第八条董事会临时会议在保障董事充分表达意见的前提下，可以电话、传
真、会签或其他通讯设备进行交流后作出决议，并由参会董事签字。
第九条董事会会议研究和审议如下事项：
（一）有关召集股东大会、向股东大会报告工作和执行股东大会决议事项；
（二）公司中长期发展计划、年度经营计划、目标考核及兑现方案，年度财
务预算及决算方案、利润分配方案；
（三）重大投资、收购、融资计划和方案；
（四）总经理、董事会秘书及高级副总经理、总工程师、财务负责人等高级
管理人员的聘任或解聘以及薪酬、奖励事项，内部机构设置、基本制度的制定和修改等；
（五）处理重大突发性事项；
（六）法律、法规、规章、公司章程规定以及股东大会授权范围内的其它事项。
第十条董事会会议闭会期间，由董事会办公室征集会议提案。在定期会议
召开前十日和临时会议召开前三日以书面形式送达董事会办公室的提案，可以列为该次会议议题。
第十一条董事会秘书负责提案的形式审查，对符合董事会职权范围、基本
内容合法、有明确议题和具体决议事项的提案应当列为当次董事会议题，并制作成正式议案。对形式审查不合要求的，应当予以否决或退回修改。除紧急情况外，-2-上海新阳半导体材料股份有限公司董事会议事规则提案内容应当与会议通知同时送达全体董事。
第十二条董事会会议期间，会议主持人、三分之一以上的董事联名、二分
之一以上独立董事可以提出临时提案，由董事会秘书进行形式审查后列为会议议题。
二分之一以上的与会董事认为提案不明确、不具体，或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时，会议主持人应当要求会议对该议题进行暂缓表决。提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。
第三章董事会会议的规则和记录
第十三条董事会会议的主持，依据本规则第四条的规定，依次由董事长、副董事长、董事主持。
第十四条董事会会议依法及本规则举行。董事会会议，应由董事本人出席；
董事因故不能出席时，可以委托其他董事代理出席。委托人应以书面形式委托，委托书应当载明代理人姓名、代理事项、权限和有效期限，并由委托人签名或盖章。被委托人出席会议时，应出具委托书。代理人在授权范围内行使董事的权利。
董事未出席董事会会议，亦未委托代表出席的，视为放弃在该次会议上的投票权。
第十五条监事、总经理、董事会秘书应列席董事会会议，其他高级管理人
员可以根据需要列席董事会会议。董事会可以根据会议审议事项的需要，邀请有关中介机构人员、专家和公司内部人员列席会议提出建议或说明情况。
第十六条董事会所议事项如与董事有关联关系，关联董事应回避表决，回
避表决董事不参与表决，不计入法定人数。
涉及重大关联交易，聘任或解聘高级管理人员，公司董事、高级管理人员薪酬等事项的董事会会议，必须有独立董事参加。如果全体独立董事取得一致意见，可以否决上述事项的有关议案，董事会不得再行作出决议，并应当将独立董事的意见予以公告披露。
第十七条董事与董事会会议决议事项所涉及的企业有关联关系的不得对
该项决议行使表决权，也不得代理其他董事行使表决权。该董事会会议由过半数的无关联关系董事出席方可举行，董事会会议所作决议须经出席该董事会会议的-3-上海新阳半导体材料股份有限公司董事会议事规则
无关联关系董事全数通过。出席董事会的无关联董事人数不足3人的，应将该事项提交股东大会审议。
第十八条董事本人连续二次不能出席会议也不委托其他董事出席会议，视
为不能履行职责，由董事会提请股东大会更换。
第十九条董事会会议由董事会秘书或受委托的董事会办公室工作人员作
出会议记录，会议记录和会议有关文件资料由董事会秘书或办公室负责保管。会议记录应记载议事过程和表决结果，会议记录包括以下内容：
（一）会议召开的日期、地点和召集人及主持人姓名；
（二）出席董事的姓名以及受委托出席董事会的董事（代理人）姓名；
（三）会议议程；
（四）董事发言要点，单独列明独立董事和监事会意见；
（五）每一项决议事项的表决方式和结果（表决结果应载明赞成、反对、弃权的票数和相应董事及代理人姓名）。
第二十条会议结束时，与会董事和记录员应在会议记录上签字，董事有权要求在会议记录上对其在会议上的发言作出说明性记载。
董事会会议记录作为公司档案保存，保存期限按照章程规定，章程没有规定上午，保存期限不少于十年。
第二十一条列入董事会会议议程的各项议案，应经过与会董事的充分讨论后才能付诸表决。在进行表决之前主持人应征询全体董事意见。
董事的表决意向分为赞成、反对和弃权。与会董事应当从上述意向中选择其一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求有关董事重新选择，拒不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视为弃权。
董事会决议可以采用书面方式、经董事会全体董事签字后通过，但拟通过的书面决议须送至每位董事。为此，每位董事可签署同份书面决议的不同复本文件，所有复本文件共同构成一份有效的书面决议，并且，为此目的，董事的传真签字有效并有约束力。此种书面决议与在现场召开的董事会会议上通过的决议具有同等效力。
第二十二条董事应在恪守国家有关法律、法规和《公司法》、本公司章程
规定的各项义务的基础上认真审议各项议案，发表自己的看法和意见，审慎行使-4-上海新阳半导体材料股份有限公司董事会议事规则表决权。
第二十三条董事会会议在审议议案时应当遵循如下程序规则：
（一）主持人指定陈述议案人员；
（二）陈述人解释说明议案内容，有关列席人员补充说明；
（三）董事发表意见，要求有关人员进一步解释或提供相关证明。主持人、三分之一以上的董事联名可以提出修改建议，对正式议案的修改建议视为临时提案，应当按新议案重新审议；
（四）监事会如有不同意见，可以要求董事会予以考虑；
（五）主持人主持表决程序，表决一般采取举手表决方式，分赞同、反对和
弃权三种意见对议案逐项逐次表决；须回避的董事不参与表决，代理人在表决时应分别表明本人和委托人的态度；
（六）议案表决通过后，主持人应对决议事项进行综合概述，并在征求意见
后确定组织实施该项决议的责任人（或单位、部门）和完成期限。
第四章董事会决议的执行
第二十四条董事会秘书应在董事会会议作出决议的二个工作日内制作董
事会决议或会议纪要，送达与会董事签字，依据法律法规及公司章程办理相关信息披露事项。
第二十五条董事会决议违反法律、法规或者公司章程，致使公司遭受损失的，参与决议的董事应对公司负赔偿责任。既不出席会议，又不委托代理人出席的董事应视作未表示异议，不能免除责任，但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的，该董事可以免除责任。
第二十六条董事会指定的决议执行责任人（或单位、部门）应确保决议事
项准确、完整、合法的予以落实，并向董事会汇报实施情况。董事会秘书及办公室有权就实施情况进行检查并予以督促。
第二十七条董事会秘书应当定期向董事长和全体董事汇报决议执行情况，并建议董事长或董事会采取有关措施，促使董事会决议得到贯彻落实。
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第五章附则
第二十八条本规则自股东大会批准之日起实施。
第二十九条本规则由董事会秘书及办公室组织落实，并协调董事会各专业
委员会按本规则执行。本规则未明之处，以公司章程规定为准；本规则需要修改时，由董事会秘书及办公室提出修改方案，并报董事会审议，股东大会批准。
第三十条本规则由董事会负责解释。
上海新阳半导体材料股份有限公司
二〇二四年三月